PEC w zgodzie z normą ISO 9001:2008

Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej w Bełchatowie od wielu lat wychodzi naprzeciw oczekiwaniom swoich Klientów oraz buduje wizerunek przedsiębiorstwa solidnego. Stąd decyzja Zarządu PEC Sp. z o.o. w Bełchatowie o wdrożeniu Systemu Zarządzania Jakością, zgodnego z normą ISO 9001:2000. Wszystko po to, aby potwierdzić wysoką jakość usług świadczonych przez PEC.
 
 
System Zarządzania Jakością był certyfikowany przez jednostkę LRQA Polska. Data ważności pierwszego certyfikatu upłynęła w kwietniu 2009 r. W marcu 2009 r. uzyskaliśmy następny certyfikat jeszcze wg normy ISO 9001:2000. W związku z nowelizacją normy w grudniu 2009 r. przy wizycie kontrolnej LRQA uzyskaliśmy certyfikat zgodny z normą ISO 9001:2008, który obejmuje:

 

Przesył i dystrybucję ciepła oraz projektowanie, wykonywanie, modernizację i usługi eksploatacyjne obiektów cieplnych

 

PEC w zgodzie z normą...
System Zarządzania Jakością wg normy ISO 9001:2008 to dla PEC Bełchatów niezwykła renoma pozwalająca pozyskać nowych Klientów, a tym samym gwarantująca rozwój Spółki i bardziej stabilną sytuację. Umożliwił on udoskonalenie efektywnej obsługi klienta, zwiększył elastyczność i szybkość reakcji na wymagania klientów. Korzyści funkcjonowania Systemu są zauważalne, ale trzeba zaznaczyć, iż jest to proces długoterminowy, ale przynoszący trwałe efekty.
To przede wszystkim polepszenie jakości świadczonych usług, lepsza organizacja pracy, zwiększona efektywność, co pozwala na uniknięcie w znacznym stopniu zaniedbań i przeoczeń. A wszystko po to, aby KLIENT był zadowolony... a to jest naszym celem nadrzędnym.

 

ISO 9001:2008 - slogan czy rzeczywiste korzyści
Wdrożony, certyfikowany i ciągle doskonalony System Zarządzania Jakością zgodny z normą ISO 9001:2008 w Przedsiębiorstwie Energetyki Cieplnej Sp. z o.o. w Bełchatowie potwierdził, że procesy wewnętrzne w firmie są pod kontrolą i że jest ona w stanie spełnić wymagania swoich klientów. Zarząd podejmując decyzję o wdrożeniu tegoż systemu jasno określił nadrzędny cel, który został zawarty w Polityce Jakości naszego przedsiębiorstwa, tj. „... dążenie do spełnienia aktualnych i przyszłych oczekiwań Klientów w zakresie dostawy ciepła."

 

Obecnie przedsiębiorstwo ciepłownicze powinno nie tylko zdobywać nowych klientów, ale co jest o wiele ważniejsze, umieć ich utrzymać. Przedsiębiorstwo nasze doskonale wie, iż koszty pozyskania nowych klientów są wielokrotnie wyższe od kosztów usatysfakcjonowania klienta obecnego .
Kierowanie się nadrzędnym celem oraz celami procesów w doskonaleniu systemu wg normy ISO 9001:2008 pozwala uzyskać dodatkowe korzyści widoczne zarówno w działalności zewnętrznej, jak i wewnętrznej firmy. W poszczególnych obszarach naszej działalności można wymienić między innymi:

 

W obszarze Zarządzania Zasobami Ludzkimi
1. precyzyjne określenie kompetencji, podziału odpowiedzialności i przyporządkowania zadań pracownikom (skompletowanie i uaktualnienie kart stanowiskowych oraz profili kompetencyjnych w tym dla stanowisk robotniczych - co było nowością),
2. wzrost świadomości, że stanowisko pracy to pojedynczy element organizacji spełniający określone zadania (polepszenie identyfikowania się pracownika z firmą oraz jego świadomości w zakresie ważności wykonywanej pracy, jej jakości i skutków zaniedbań),
3. ocena skuteczności szkoleń (pozwala na ocenę dostawcy szkoleń oraz zamierzonego celu),
4. okresowa, obiektywna ocena kompetencji pracowników (pozwala na racjonalizację gospodarowania zasobami ludzkimi oraz podnoszenia kwalifikacji).

 

W obszarze Planowania Techniczno- Ekonomicznego
1. określenie celów zadaniowych - budowa planu trzyletniego i na jego podstawie planu rocznego,
2. uporządkowany obieg dokumentów, ze wskazaniem określonych terminów i osób odpowiedzialnych w wyniku wprowadzenia procedur systemowych,
3. bieżące monitorowanie celów zadaniowych oraz prowadzenie rzetelnych analiz pozwalających na wyciąganie wniosków i szybką reakcje decyzyjną.

 

W obszarze Zarządzania Jakością
1. ujednolicenie i uporządkowanie dokumentacji (podział na dokumenty systemowe, organizacyjne i techniczne),
2. dokonanie przeglądu istniejącej dokumentacji oraz jej aktualizacja,
3. właściwy nadzór nad dokumentacją z uwzględnieniem jej podziału,
4. zwiększenie szybkości przepływu informacji poprzez uaktywnienie : Intranetu, e-poczty, otoczenia sieciowego,
5. większa skuteczność komunikacji między działami z zachowaniem wskazanych w procedurach terminów (świadomość tzw. reakcji łańcuchowej),
6. stworzenie mechanizmu nadzoru nad obowiązującymi aktami prawnymi dostępnymi dla wszystkich pracowników ( Intranet - „wykaz aktów prawnych"),
7. właściwy nadzór oraz monitorowanie zidentyfikowanych procesów (regularne przeglądy SZJ, siatka mierników poszczególnych procesów),
8. możliwość identyfikacji problemów i spostrzeżeń (karta naprawcza - podjęcie działań korygujących, zapobiegawczych lub korekt),
9. zwiększenie efektywności działań doskonalących poprzez skuteczność działań korygujących i zapobiegawczych oraz właściwe zarządzanie auditami wewnętrznymi.

 

W obszarze Zakupów
1. stworzenie jednolitych dokumentów zakupowych (zapotrzebowanie, zamówienie w formie elektronicznej),
2. znaczne uporządkowanie realizacji zakupów a przez to bardziej racjonalne wykorzystanie czasu i środków,
3. poprawa organizacji przyjęcia materiałów do magazynu i tym samym właściwy nadzór nad zakupionym materiałem,
4. wzrost pewności co do zakupionych materiałów i usług poprzez wprowadzenie oceny dostawców w formie elektronicznej (dostęp w Intranecie),
5. zwiększenie umiejętności precyzyjnego określenia przedmiotu zamówienia.

 

W obszarze przesyłu i dystrybucji ciepła
1. uporządkowana i wyeliminowana zbędna dokumentacja,
2. wprowadzenie aktualnych schematów technologicznych na węzły,
3. prowadzenie procesów i działań w oparciu o aktualizowane na bieżąco akty prawne,
4. sformalizowany proces usuwania awarii,
5. wykluczenie dowolności działań - jednoznacznie określone zostały terminy,
6. dokładne opisanie procesów oraz wyznaczenie celów pozwala na mierzalność i bieżącą kontrolę,
7. możliwość korzystania z powstającej Bazy Danych Technicznych (Intranet),
8. coraz większa skuteczność i sprawność realizacji zadań.

 

W obszarze zabezpieczenia i rozwoju infrastruktury
1. łatwa identyfikacja urządzeń technicznych i technologicznych (Baza Danych Technicznych w Intranecie - nowość),
2. dokonanie podziału urządzeń na podlegające nadzorowi i spełniające funkcje wskaźników,
3. wprowadzenie wzorcowania wewnętrznego mierników nadzorowanych,
4. wprowadzenie kart przeglądów urządzeń - pozwala na bieżącą aktualizację BDT oraz terminowości realizacji np. legalizacji, wzorcowania itp.
5. możliwość edycji raportów z terminami kolejnych legalizacji urządzeń kontrolno-pomiarowych,
6. większe zaufanie do wskazań urządzeń nadzorowanych zainstalowanych na węzłach,
7. właściwy nadzór nad infrastrukturą - okresowe przeglądy węzłów, sieci, budynków urządzeń technicznych, technologicznych i elektrycznych,
8. uzupełnienie i skompletowanie dokumentacji posiadanych urządzeń,
9. właściwy nadzór nad infrastrukturą informatyczną (potwierdzenie legalności oprogramowania, porozumienia z pracownikami odnośnie ich stosowania, stworzenie Bazy Danych Technicznych dotyczącej sprzętu komputerowego)
10. większa skuteczność w realizacji zadań inwestycyjnych, poprzez zachowanie odpowiednio udokumentowanych zapisów.

 

W obszarze obsługi klienta
1. lepszy przepływ informacji (terminowe przekazywanie protokołów, zleceń, zestawień dotyczących awarii),
2. elektroniczny rejestr zgłoszeń i reklamacji - właściwa obsługa klienta, możliwość szybkiej reakcji i realizacji zgodnej z obowiązującymi przepisami,
3. okresowe analizy zgłoszeń i reklamacji z podziałem na grupy przyczyn zgłoszenia,
4. badanie zadowolenia klienta ze świadczonych usług - pozwala na obiektywną ocenę naszej pracy oraz zmusza nas do świadczenia usług na coraz wyższym poziomie jakościowym,
5. łatwy dostęp do aktualnej dokumentacji systemowej (w Intranecie),
6. dyscyplina zachowania terminów określonych w procedurach (dotyczy sprzedaży ciepła, odczytów urządzeń, wystawiania faktur, windykacji należności, zleceń odcięć ciepła itp.),
7. właściwy nadzór nad realizacją zgłoszeń,
8. zmniejszenie ilości reklamacji,
9. podniesienie kultury pracy - większa świadomość i odpowiedzialność pracowników w relacjach z klientem.

 
Najistotniejszym przecież elementem kształtującym opinię klientów jest poziom świadczonych usług. Nasze przedsiębiorstwo dążyło i nadal dąży do dostawy najlepszego jakościowo ciepła za jak najniższą cenę.
 
Pracownicy PEC dokładają wszelkich starań, aby ich Klienci byli zadowoleni z ich codziennej działalności. A mając na uwadze dobre funkcjonowanie firmy, trzeba stawiać sobie coraz większe wymagania.
 
System Zarządzania Jakością wg normy ISO 9001:2008 to dobra inwestycja w firmę. Bo tylko sprawnie funkcjonująca i zarządzana firma jest w stanie przynieść zadowolenie Klientom.